设备费审计,审计机构一般要求项目单位提供购置设备清单,这个清单贯穿设备费审计全过程!
将设备清单与设备费的总账、明细账进行核对,查看是否“账账相符”。如果设备记在项目单位母公司或子公司账上,不要想当然认为“老子儿子是一家”,其实不然,“老子儿子是两家”,审计当然不予认可。
根据情况,采取全面盘点或重点抽查方式开展现场核查:
1.是否张贴资产标签,日常管理是否规范;
2.核对品牌、出厂编号、设备序列号等关键标识,是否“账实相符”;
3.谁在使用,是否存在私用或不当占用问题;
4.运行状态,是否长期闲置或封存停用;
5.设备在哪里,是否游离于单位管理之外。
将设备清单与项目任务书(合同书)进行比对,重点关注:
1.重大设备购置是否有调整,若有调整,调整理由是否合理,手续是否完备;
2.设备费预算总额是否有调整,若有调整,调整理由是否充分,手续是否齐全。
国家政策虽将设备费预算调整权限下放给项目单位,但项目单位要加强预算调整管理,不得随意调整。
根据情况,采取全面检查或重点抽查方式,核查采购、财务报销材料,重点关注:
是否有采购管理制度。若无制度,谈何管理规范。
采购程序是否规范。若招标采购有问题,在招投标文件、投标文件、评标材料、质疑投诉等材料里是有蛛丝马迹的。再强的猎物,也逃不过猎人的眼睛,问题一定会被“透视”出来,所以采购人员不要报有侥幸心理,要“正心”。
项目单位要加强内控管理,避免出现关联利益输送、围标、串标、拆分采购、收受回扣等违规问题。
从闭环管理、时间(签订合同时间、付款时间、发票时间及到货时间)、资金流(资金流向、支付方式)、资产(计量、入账)、真实性(合同、发票、验收单、出入库单)等多个维度“扫描”:
是否存在列支手续不全(包括审批单、银行单据、发票、合同、验收单等)
将设备清单与项目单位其他设备做比对,查看是否存在设备重复采购、低效使用等问题。
严格控制设备采购,避免科研经费浪费是国家政策导向,也是审计关注的重要方面。
审计尤为关注“人”的科研诚信、价值道德取向(包括项目负责人及项目管理相关人员),若“人”出现问题,就不止单点问题,而是可能存在系统性重大风险。
项目单位应加强科研诚信教育,科研人员要树立崇高的科学情怀。
科研项目经费穿透审计,加上大数据手段的运用,让存在问题无处藏身。科研人员不能存在“小心思”、“歪心思”,应全身心投入科学研究,真正服务于科技创新事业。