各部门：

一年一度的档案集中归档工作现已开始，为确保我院档案资料的完整、规范，方便各部门利用，请各部门对照附件《内蒙古电子信息职业技术学院各部门档案归档范围和保管期限》相关内容，将工作过程中形成的档案资料收集齐全，于2018年6月30日前移交档案室。现将有关事宜通知如下：

一、除附件所列内容外，下列内容也属于归档范围

1.各部门收存的2017年学院获得的自治区级奖项（包括牌匾、证书、奖杯）等。

2.学院活动所形成的影像资料、录音带、录像带、光盘、照片等，由拍摄录制人员负责整理并刻录移交，在移交时注明每次活动拍摄的事由、时间、地点、人物、摄影者等内容。

3.各部门所承担的大型活动形成的领导讲话稿、总结性材料、图片、画册等。

4.各系、团委要移交学生大型活动形成的照片、光盘、资料等。

5.各部门除以红头文件下发的属归档材料外，其它在工作过程中产生的与本职能部门有关的报告、决定、意见、通知、函等重要的材料也应一并归档保存。

二、教学部门以学年进行归档，归2016-2017学年形成的档案资料，行政、教辅部门归2017年度形成的档案资料。

三、为便于部门随时查对归档内容，此通知及附件存放于学院协同办公系统共享资源公共文件柜党政办文件中。

四、请各部门高度重视，组织有关人员抓紧时间做好相关资料的收集、整理工作。通知下发后，在归档过程中如有疑问，请电话咨询档案室，以确保归档工作的顺利进行。

五、附属中专归档材料参照附件相关类目。

附件：《内蒙古电子信息职业技术学院各部门档案归档范围和保管期限》（详见协同办公[公共文件柜]）

党政办公室

2018年3月28日