为进一步规范学院会议管理，提高会议的质量和效率，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，保证会议的有效性，特制定本制度。

第一章 会议计划与审批

一、召开会议采取计划申报审批原则，各系各科室应在每学期开学前申报本学期计划召开的会议，由院办公室进行分类统计汇总，报相关领导审批后执行。

（一）学院级会议：主要包括党政联席会议、党总支会议、院长办公会议、全院教职工大会、政治学习会议、党员学习会议、学院相关检查及考核会议、年终工作述职总结会议等，由党政办公室计划组织召开。

（二）教学工作会议：主要包括全院教师大会、业务学习、教师工作例会、期末考试及补考、重修统筹安排会议、培训及培训分享会议等，由教学办公室计划组织召开。

（三）学生工作会议：主要包括学生工作例会、等，由学生科、团总支计划组织召开。

（四）其他会议：主要包括各系、各部门单独召开的会议、咨询论证会议、洽谈会议等，由各系、各部门负责人、项目负责人计划组织召开。

二、各系各部门应严格执行会议计划，未经批准不得擅自召开计划外会议。如遇特殊情况，需调整会议安排，会议组织部门应提前通知党政办公室，未经报备的，任何部门不得随意调整正常会议计划。确因工作需要或不可预见因素必须在计划外召开会议的，会议组织部门须提前一个工作日提出申请，办理《电子商务学院会议申请审批单》流程。经分管院领导审批，报院办公室备案，方可开会。

第二章 会议安排与准备

一、会议安排

（一）坚持局部服从整体的原则，全局性会议优先于各系、各部门会议，紧急会议优先于一般会议。若时间安排上有冲突，原则上按申请时间先后顺序确定。

（二）会议通知期为开会前1-4个工作日内。常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。临时性会议按“谁组织，谁通知”的原则进行会议通知。

二、会议通知

（一）会议主持部门应提前做好会议准备工作，落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。对于需要给参会人员发放会议资料的，会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。办公室可提供协调辅助工作。

（二）因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三章 会议组织与纪律

一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。会议主持人必须遵守以下规定：

（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。

（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。

二、参会人必须遵守以下纪律：

（一）应于会前10分钟到达会场，并在会议签到表上签到。

（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。

（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。

（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处，原则上会议期间不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

（六）原则上参会人员不得请假；如确需请假的，须向分管院领导说明情况，征得同意后，方可请假。且需向会议主持部门负责人进行通知备案。

（七）无故未按时参加会议的，将给予当事人按照旷工处理。

（八）参会人员应做好本人的会议记录。

三、会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

第四章 会议资料管理

一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。重要会议须用录音笔进行录音，并于会议结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至院办公室存档。

二、会议记录、会议报道遵照“谁组织，谁记录，谁报道”的原则，各部门应常设一名会议记录员。如有必要，会议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

三、学院级会议原则上由学院办公室负责会议记录、报道工作，学院领导另有指定的，则服从领导安排。

四、会议记录员应遵守以下规定：

（一）做好会议的原始记录及会议考勤记录，并于会议结束后半个工作日内整理好会议纪要，由会议主持人审批通过后下发至参会人员。

（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。会议主持人须在每次会议记录上签字确认。

（三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

五、本部门负责组织的各类会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，用完后的记录本应作为重要档案归档备查。

第五章 会议室管理

一、会议室由学院办公室统一管理。

二、原则上只要办理《电子商务学院会议申请审批单》流程，均可在约定时间内进行使用，如有变动，可在第一时间向办公室备案调整。

三、布置会场及会议期间参会人员须爱护会议室内财物，如有损毁将由当事人照价赔偿；对于无法确定当事人的，将由参会全体人员照价均摊赔偿。

四、会议组织部门，须维持会议室的整洁，使用完毕后须将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。

五、会议组织部门及参会人员须确认座位周边及会议室内的电源及电器设备是否关闭，如发现设备故障的应及时报办公室备案，以便及时修理，保证其他会议的顺利进行。

六、会议室内物品未经办公室批准，不得私自转借他人或挪借他用，不允许乱钉、乱挂标语、条幅等；严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。

七、会议室用于学院各类会议、培训、校企交流、大赛、课程观摩等，不对个人、学生小团体及外单位开放，禁止学生个人及团体私自进入使用。

附件1

电子商务学院会议申请审批单